Listen and match the script with the appropriate translation to complete the task.
A. Xin chào, tôi là Adriana Girdler. Tôi là Chuyên gia Năng suất, Chủ tịch CornerStone Dynamics và MyVisual Vision.com. Hôm nay, tôi sẽ chia sẻ 7 mẹo tôi dùng để điều hành các cuộc họp, và vì sao bạn muốn nghĩ về việc này?
B. Vì tôi suốt ngày bị gọi đi điều hành họp với các tổ chức hàng đầu, đây là điều tôi thử đi thử lại và luôn đúng, chưa bao giờ bị thất vọng và tôi luôn được khen. Lấy giấy bút ra ghi lại đi, hãy nói về cách điều hành cuộc họp hiệu quả và năng suất cao.
C. Tại sao chúng ta xem xét chuyện này? Năm 2012, salary.com làm khảo sát và phát hiện ra yếu tố phí thời gian nhất ở chỗ làm là các cuộc họp không hiệu quả. Họp hành làm tốn cả đống thời gian và vọt lên từ vị trí thứ 3 vào năm 2008, và tôi hứa với bạn là tình hình sẽ không tốt hơn đâu.
D. Càng ngày tôi càng thấy họp hành kém hiệu quả hơn, năng suất thấp hơn và tôi thực sự xác định được lý do việc này xảy ra. Nhưng tôi biết chúng ta phải đi đến gốc rễ và dạy mọi người cách điều hành cuộc họp hợp lý, nên chuyển sang những mẹo tôi muốn chia sẻ với các bạn, để xem xét các mẹo này chúng ta phải nghĩ về họp hành theo 3 cái xô.
E. Cái xô thứ 1 là chuẩn bị cuộc họp, xô thứ 2 là trong cuộc họp, và xô thứ 3 là sau cuộc họp. Bây giờ, nếu bạn xem xét một cuộc họp và nhìn vào 3 giai đoạn này, sẽ rất tốt vì họp hành không chỉ là cuộc họp bạn tham gia mà còn hơn thế, cả công đoạn chuẩn bị và sau cuộc họp. Sau đây là 7 mẹo của tôi.
F. Hãy nói về phần đầu tiên, chuẩn bị cuộc họp. Mẹo thứ nhất là, tôi muốn bạn cấm tất cả các loại họp cập nhật tình hình và nghĩ lại, không cập nhật nữa, đấy có lẽ là việc mất thời gian nhất mà tôi thấy suốt, họp hành cần có mục đích, nên nói về giải pháp, nghĩ ý tưởng, và bất kỳ hoạt động nào từ chấp nhận quản trị rủi ro, những việc mà khi bạn tụ tập mọi người lại một phòng, bạn cần họ cùng nhau chuyển tiếp với một vấn đề hoặc tạo ý tưởng, họp để như vậy, không phải để cập nhật. Chúng ta có công nghệ tuyệt vời nên hãy dùng nó, cấm họp cập nhật và bạn sẽ thấy sự khác biệt lớn. Từ nay trở đi, khi chuẩn bị họp, hãy tự hỏi, bạn sẽ điều hành cuộc họp gì?
G. Nếu là họp cập nhật, đừng gọi mọi người đi họp nữa. Tôi muốn bạn tóm tắt lại trong email rồi gửi cho mọi người, hoặc gặp trực tiếp từng người để lấy thông tin nhưng đừng họp để cập nhật. Đó là món quà lớn nhất tôi có thể tặng cho thành viên nhóm của bạn và thay đổi mô hình lớn nhất dành cho bạn, để điều hành cuộc họp hiệu quả, năng suất hơn.
H. Mẹo thứ 2 là sắp xếp tài liệu theo thứ tự, là sao? Vâng, tôi hiểu Adriana, việc đó khá đơn giản và mọi người bảo “tất nhiên chúng tôi có làm vậy”, thế bạn làm như thế nào và làm lúc nào? Nhiều khi chúng ta chuẩn bị họp vào buổi tối hoặc một ngày trước cuộc họp, như vậy không đủ thời gian để chuẩn bị thứ cần có cho cuộc họp nhất là khi ai đó đang có lịch trình. Hãy nghĩ về thứ bạn cần, bây giờ bạn đã có mục đích cho cuộc họp, hãy chuẩn bị theo đó, nghĩ về bản đọc trước, nếu bạn cần nghĩ ý tưởng cho giải pháp nhiều hơn, đó là thứ bạn cần có và trình bày với người tham gia họp, hãy nghĩ về thời điểm, và việc đó rất quan trọng, tiện đây, nếu bạn đang tìm lịch trình, thứ rất quan trọng để ghi lại cuộc họp, bạn có thể truy cập website của tôi dưới đây, CornerStone Dynamics, không phải MyVisual Vision. Tôi phải nhớ nó là cái nào, ở CornerStone Dynamics nhé, và bạn sẽ lấy được mẫu lịch trình miễn phí. Video này có nhiều nội dung tải về nên tôi muốn bạn thực sự mở mục show-me và xem tất cả những nội dung tôi dành cho bạn.
I. Mẹo thứ 3 là chuẩn bị bộ công cụ họp. Bây giờ bạn đã có mục đích cho cuộc họp, bạn sẽ cần có vài thứ bên cạnh, nên khi tôi điều hành những cuộc họp lên ý tưởng, giải pháp, và quản trị rủi ro, tôi có giấy nhớ dính, gọt bút chì, sticker để bình chọn, giấy trắng, có một đống thứ và tôi có hộp đựng tất cả. Giờ bạn biết cuộc họp có mục đích rồi thì bạn cần một bộ dụng cụ họp tốt để đảm bảo bạn với tay lấy đồ dễ dàng vì bạn không muốn ngắt mạch cuộc họp vì phải đi lấy đồ đâu. Bạn vừa làm mất thời gian quý giá và sẽ cần nhiều năng lượng, nỗ lực hơn để đưa mọi người vào lại mạch trước lúc bạn rời đi. Nên chuẩn bị bộ dụng cụ họp là việc rất quan trọng.
J. Mẹo thứ 4 là đến sớm để chuẩn bị cho cuộc họp. Nếu bạn là người điều hành hoặc tổ chức họp, hãy đến sớm để đảm bảo bạn có đủ mọi thứ và chuẩn bị sẵn sàng cho họp online có chia sẻ màn hình, vì tôi không biết bao nhiêu lần tôi đang họp mà có lỗi kỹ thuật rồi, cuộc họp phải bắt đầu đúng 9 giờ và chúng tôi thực sự không bắt đầu được tới tận 9 giờ 15 vì gặp vấn đề kỹ thuật. Mẹo quan trọng nhất trong một cuộc họp là đến sớm, lắp đặt mọi thứ, để khi mọi người bước vào, bạn chỉ cần bắt đầu một cách hiệu quả và năng suất.
K. Mẹo thứ 5, khi đang họp, hãy dùng những công cụ đặc thù để đảm bảo người tham gia hiểu điều cần hiểu. Có 3 công cụ tôi thích dùng, đầu tiên là quy định họp. Tôi là người hay đề xuất quy định họp và tôi khuyến khích việc này, đó cũng là một nội dung tải về tôi có sẵn, một poster miễn phí bạn có thể tải từ CornerStoneDynamic.com và những quy định tôi khuyên bạn nên có ở từng phòng họp, việc đầu tiên bạn làm là khi mọi người đến, hãy nói “cùng xem lại quy định nhé” và đọc lại các quy định họp.
L. Công cụ thứ hai tôi dùng suốt với những người tham gia họp là phạt chờ. Giống như trọng tài trong trận đấu, bạn phải có phạt chờ khi trận đấu diễn ra không tốt. Trong bối cảnh một cuộc họp, bạn có thể nói “này, tôi sắp hết thời gian rồi đấy” hoặc “anh không làm đúng một quy định cuộc họp” để phạt chờ.
M. Mẹo thứ 6, đây là điều tôi thấy hầu hết các tổ chức không làm, nguyên nhân vì sao khi họp, mọi người rời đi và bạn không chắc chắn về tình trạng công việc, và mẹo là cuối cuộc họp, trong 5-10 phút cuối cùng, hãy tóm tắt lại toàn bộ những việc đã thống nhất. Nhiều người không làm việc này, họ thực sự hy vọng mọi người sẽ ghi chép rồi không ai theo dõi, rồi bạn tự hỏi vì sao mọi việc không hoàn thành như kế hoạch.
N. Hãy đảm bảo cuối buổi họp, bạn rà lại công việc, “được rồi cùng xem lại chúng ta đã thống nhất những gì” và giao trách nhiệm, thời hạn cho các nhiệm vụ đó, đây là một cách tuyệt vời để đảm bảo hiệu quả và năng suất. Phần cuối cùng tôi muốn bạn xem xét là thủ tục sau buổi họp. Đó là, tôi muốn bạn gửi đi mọi thứ bạn thu thập được trong vòng tối đa 24 tiếng, lý tưởng nhất là trong 2 đến 3 tiếng.
O. Bạn sẽ đạt hiệu quả và năng suất, bạn sẽ bắt đầu làm mọi thứ khác đi, bạn sẽ có mẫu sẵn để dùng, bạn sẽ thu thập thông tin trong cuộc họp, để khi đánh giá cuộc họp, bạn sẽ có mọi thứ bạn cần với mẫu sẵn đẹp. Nên bạn cần sắp xếp, sau đó gửi đi, bạn có thể gửi thông tin đi trong 2-3 tiếng sau cuộc họp.